Secrétaire de formation (H/F)

Pour la formation Aide-soignant en apprentissage
CDI à 50% à compter du 1er novembre 2023

L’IRTESS, en coordination avec le CFA, est un institut de formation renommé dans le secteur du social et s’ouvre sur le secteur de la santé. Nous sommes déterminés à offrir une formation de qualité aux futurs aides-soignants en apprentissage, en mettant l’accent sur l’excellence pédagogique et l’accompagnement des apprentis tout au long de leur parcours. Pour soutenir notre mission, nous sommes à la recherche d’un(e) secrétaire de formation en CDI à temps partiel (50%) qui sera rattaché(e) au pôle 1, piloté par une direction de pôle. Vous travaillerez en direct avec la responsable de formation.

Responsabilités principales
1. Gestion administrative de la formation :

• Assurer la création et la mise à jour des dossiers individuels des apprentis,
• Gérer les inscriptions, les admissions, et le suivi administratif des apprentis,
• Collecter, vérifier, et archiver les documents administratifs conformément aux réglementations en vigueur.

2. Communication et support :

• Être le point de contact principal pour les apprentis, les formateurs, et les partenaires externes en répondant aux demandes
  et en fournissant des informations essentielles sur la formation,
• Coordonner les communications internes et externes liées à la formation.

3. Logistique :

• Organiser les salles de cours, les ressources pédagogiques, et les examens en fonction des besoins du programme,
• Coordonner les déplacements des apprentis et les besoins logistiques.

4. Gestion des dossiers :

• Gérer et archiver les dossiers de formation, en veillant à la confidentialité et à l’accessibilité des informations.

5. Gestion des priorités :

• Hiérarchiser et gérer efficacement les tâches quotidiennes en fonction des priorités et des échéances.

6. Compétences informatiques :

• Maîtriser les outils informatiques, y compris la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et la capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels.

Qualités requises

• Expérience : Une expérience préalable dans un rôle administratif, de préférence dans le domaine de la formation ou de la santé, est un atout.
• Organisation : Capacité à gérer efficacement les tâches administratives et à respecter les échéances.
• Communication : Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Polyvalence : Capacité à traiter diverses tâches et à s’adapter à un environnement en évolution constante.
• Connaissances : Une connaissance des procédures administratives liées à la formation professionnelle serait appréciée.

Profil
• Diplôme niveau BAC + 2.
• Justifier d’une expérience professionnelle d’au moins 2 ans dans du secrétariat administratif.
• Connaissance des organismes de formation.

Avantages
• Possibilité de travailler au sein d’une institution renommée dans le domaine de la formation du social et médico-social.
• Collaboration avec une équipe passionnée et engagée.
• Possibilité de télétravail.
• Ordinateur portable.
• Mutuelle.
• Prise en charge 50% abonnement transport.
• Titres restaurants

Les candidatures (CV et lettre de motivation) doivent être adressées au plus tard le 9 octobre 2023 à Mme Nadia ABD RABI, Directrice des Ressources Humaines de l’IRTESS, par courrier électronique à l’adresse suivante : nabdrabi@irtess.fr