SECRETAIRE (H/F)

L’IRTESS recrute un secrétaire (H/F), CDD à temps plein de 3 mois.

Missions

1. Gestion administrative

• Assurer la gestion administrative de la formation conformément aux processus définis pour l’activité,
• Assurer le suivi administratif des stagiaires en formation,
• Assurer la gestion administrative des actions de formation : inscriptions et règlements, convocations, édition de conventions de formation, saisie et classement des feuilles d’émargement,
• Apporter les renseignements nécessaires auprès des stagiaires, des professionnels et des institutionnels, gérer l’envoi de documentation.

2. Communication et support

• Coordonner les communications internes et externes liées à l’évaluation qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux (échange avec les évaluateurs, avec les structures évaluées, …),
• En charge du reporting lié au secrétariat (saisie des tableaux nécessaires au pilotage de l’activité) et des différentes données liées aux services supports (comptabilité, ressources humaines, etc…).

3. Logistique
Être en charge de la logistique administrative nécessaire à l’activité de la formation et du service, en coordination avec le directeur de pôles, le responsable de filière, les formateurs et les intervenants occasionnels.

4. Gestion des priorités
Hiérarchiser et gérer efficacement les tâches quotidiennes en fonction des priorités et des échéances.

5. Compétences informatiques
Maîtriser les outils informatiques, y compris la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et la capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels,
Connaissance des logiciels YPAREO et KAYROS appréciée.

Qualités requises
Expérience : une expérience préalable dans un rôle administratif, de préférence dans le domaine de la formation, est un atout.
Organisation : capacité à gérer efficacement les tâches administratives et à respecter les échéances.
Communication : excellentes compétences en communication écrite et verbale.
Polyvalence : capacité à traiter diverses tâches et à s’adapter à un environnement en évolution constante.
Connaissances : ne connaissance des procédures administratives liées à la formation professionnelle serait appréciée.

Profil
Expérience : une expérience préalable dans un rôle administratif, de préférence dans le domaine de la formation, est un atout.
Organisation : capacité à gérer efficacement les tâches administratives et à respecter les échéances.
Communication : excellentes compétences en communication écrite et verbale.
Polyvalence : capacité à traiter diverses tâches et à s’adapter à un environnement en évolution constante.
Connaissances : une connaissance des procédures administratives liées à la formation professionnelle serait appréciée.

Avantages

• Possibilité de travailler au sein d’une institution renommée dans le domaine de la formation du social et médico-social.
• Collaboration avec une équipe passionnée et engagée.
• Possibilité de télétravail.
• Ordinateur portable.
• Mutuelle.
• Prise en charge 50% abonnement transport.
• Titres restaurants.

Les candidatures (CV et lettre de motivation) doivent être adressées dès à présent à Monsieur Jean Marie Vauchez, directeur de pôle à l’IRTESS, par courrier électronique à l’adresse suivante : recrutements@irtess.fr ou jmvauchez@irtess.fr